IT Admin (m/w/d)

Deine Aufgaben

Wir verantworten u.a. das zentrale CRM HubSpot, über das alle Prozesse unserer Wertschöpfungskette laufen. Interne Software-Produkte integrieren sich genauso in unsere CRM-Infrastruktur, wie spezifische Apps z.B. zur Terminbuchung bei einer Kundenanfrage. Dabei unterliegt das System stetigem Wandel: Zukünftig möchten wir alle unsere internen Teams - Abteilungen sowie unsere Tech-Teams - noch stärker mit kurzfristigen, skalierbaren Umsetzungen in unseren IT Systemen HubSpot, Jira, AirCall sowie dem Mitarbeiter-Onboarding unterstützen.

• Administration unserer zentralen Tools: Benutzer, Teams, Rollen und Berechtigungen in HubSpot, Jira und AirCall – inklusive technischem On- und Offboarding von Mitarbeitenden
• Pflege und Weiterentwicklung des HubSpot-Datenmodells: Properties, Pipelines und Assoziationen – inklusive Namenskonventionen, Aufräumen und Dokumentation
• Bau und Pflege von HubSpot-Workflows mit Bordmitteln; du erkennst, wann eine Anforderung Custom Code braucht, und übergibst sie sauber an unser Tech-Team
• Datenqualität im CRM: Dubletten-Management, Pflichtfeld-Regeln, Importe und Exporte, kleinere Datenkorrekturen und Monitoring auffälliger Datenbestände
• Aufbau und Pflege von Dashboards und Reports für Sales, Ops und Management
• Erste Anlaufstelle für interne Fragen rund um HubSpot, Jira und AirCall; wiederkehrende Themen überführst du in Dokumentation und Schulungen
• Bewertung und Priorisierung von Anforderungen: Was hilft schnell, was ist eine günstige Lösung – und was erzeugt langfristig technische Schuld?
• Betrieb und Überwachung angebundener Integrationen (AirCall, Calendly, Formular-Strecken, Jira-Sync) sowie Verwaltung von Private Apps, API-Tokens und Scopes nach dem Least-Privilege-Prinzip
• Enge Zusammenarbeit mit unseren Software-Entwicklern, z. B. im GoToMarket- und Projektierungsbereich: Anforderungen validieren und/oder aufnehmen, Umsetzungen aus Fachsicht testen und abnehmen

Dein Profil

• 2–4 Jahre Erfahrung in der Administration von SaaS-Business-Tools, davon fundierte Praxis mit einem CRM – idealerweise HubSpot (Admin-Zertifizierung oder gleichwertige Praxiserfahrung mit Workflows, Datenmodell, Berechtigungen und Reporting)
• Du verstehst relationale Datenmodelle und denkst sauber durch, was eine Property, ein Objekt oder ein Workflow-Trigger im Gesamtsystem auslöst
• Grundverständnis von APIs und Webhooks: Du kannst eine API-Dokumentation lesen, einen Request nachstellen und Fehlerlogs interpretieren; leichte Skripting-Kenntnisse (z. B. TypeScript oder Python lesen und anpassen) sind ein Plus, kein Muss
• Erfahrung mit mindestens einem weiteren Tool-Ökosystem (Jira/Atlassian, Cloud-Telefonie, Google Workspace o. Ä.)
• Security-Grundlagen: Least Privilege, OAuth-Scopes, sorgsamer Umgang mit Tokens und personenbezogenen Daten (DSGVO-Bewusstsein)
• Du arbeitest täglich mit KI-Assistenten und verantwortest das Ergebnis: Du entscheidest, was du delegierst, und reviewst, was zurückkommt
• Du denkst in Kosten und Nutzen: Du erkennst, wann eine schnelle Bordmittel-Lösung reicht, und sagst auch mal Nein zu Features, die sich nicht rechnen
• Unvollständig definierte Anforderungen schrecken dich nicht ab: Du willst wissen, wer ein Feature nutzt und warum, und klärst offene Punkte aktiv mit den Fachbereichen
• Du dokumentierst, was du baust – bei einem zentralen CRM, über das die gesamte Wertschöpfung läuft, ist das Betriebsgrundlage
• Du arbeitest eigenständig, übernimmst Verantwortung für deine Themen, gibst dein Wissen weiter und fühlst dich in Startup-Strukturen wohl
• Teamorientiert und direkt in der Kommunikation; einen technischen Trade-off kannst du auch einer nicht-technischen Person erklären
• Sprachen: Deutsch mindestens auf B2-Niveau in Wort und Schrift

Warum wir?

• Flexible Arbeitsgestaltung: Genieße maximale Flexibilität mit der Möglichkeit zur hybriden Arbeit in Hamburg - Dabei würden wir uns gerne 1-2 Tage im Office treffen, die restlichen kannst du remote arbeiten
• Mobil unterwegs: Zuschuss zu Deutschlandticket oder Einzelfahrscheinen, plus Bikeleasing per Gehaltsumwandlung – günstig zum eigenen Wunschrad, 100% privat nutzbar.
• Fit & gesund: Mit unserem Urban Sports Club-Zuschuss